העברת עסק לתוכנת ERP חדשה הינו תהליך ממושך ומורכב וככזה, יש להגיע אליו מוכנים. כפי שבחירת תוכנה מתאימה יכולה להקל וליעל את פעילות העסק ובסופו של דבר להגדיל את רווחיותו. בחירת תוכנה שאינה מתאימה יכולה להסיט את מרכז הכובד ממהלך העסקים הרגיל ובסופו של דבר לגרום להאטה עיסקית של החברה.
המידע הנ"ל מבוסס על ניסיון של הטמעת מערכת SAP BUSINESS ONE בעסקים קטנים ובינוניים ונועד להקל על מנהלי העסק לבצע בחירה מושכלת ולהפוך את התהליך ליעיל וישים.
שלב ראשון בחינת צרכיםנתוח מערכת:
1. הגדר את המודולים הנדרשים.
2. הגדר את המודולים העקריים
3 .בכל מודול הגדר את תפריטי המשנה הנדרשים.
4. הגדר מודלים נוספים שידרשו בעתיד.
5. ראיין את המשתמשים בתוך כל מודול לגבי בעיותצרכים בעבודה השוטפת.
6. ראיין לגבי דרישות ייחודיות.
7. בנה תרשים מלבנים.
8.בנה תרשים זרימה בתוך כל בלוק.
9. בניית תרשים זרימה בין הבלוקים ותהליכים.
10. הגדר היררכיה וסדרי עדיפיות למודולים השונים.
11. לאחר מיפוי צרכי העסק קבע פגישות הדגמה עם תוכנות ה ERP הקיימות בשוק כגון: חשבשבת, SAP BUSINESS ONE , פריוריטי ועוד. בפגישה הראשונה תן במה לאיש המכירות להציג את התוכנה באופן שוטף. בפגישות הבאות יש לעבור על כל מודול בנפרד, להציג את צרכי הארגון לגבי אותו מודול ולבדוק את מענה התוכנה הספציפית לגבי הדרישות הייחודיות שלכם. בפגישות האלו יש לשתף את אנשי הצוות המתמחים במודול הנבחן.
12. יש לתעד בשלב הבחינה שאלות ובעיות שלא נפתרו, נושאים שיש לבדוק שנית ונושאים שאין להם כרגע מענה ונציג המכירות הבטיח שיפתרו. יש לתחם בלוחות זמנים את המענה של נציג המכירות.
13. יש לבקר עסק בסדר גודל הדומה לשלך עם אופי פעילות ושימוש במודולים דומים.
שלב שני- חומרה אחריות שירות ורישיונות.
דרישות החומרה והרישיונות שונים מספק לספק ועלולים להשפיע מהותית על ההשקעה הנדרשת. יש לבחון את הנקודות הנ"ל כחלק מהתהליך.
1. חומרה- בדיקת דרישות החומרה של המערכת החדשה.
2. בדיקת מחירי עלות של DATA BASE ועלות כל רישיון ברכישה ראשונית וברכישה נפרדת.
3. בדיקת תקופת האחריות הנכללת בהסכם הרכישה, עלות תחזוקה שנתית עם תום תקופת האחריות, זהות נותני התמיכה, מספר המדריכים, הכשרתם וניסיונם, האם השירות מבוסס על תמיכה טלפונית ותמיכה מרחוק בלבד או כולל ביקורים באתר הלקוח.
4. לבקש התחייבות לעלות קבועה של ביטוח שירות לפחות ל-5 שנים מתום שנת האחריות.
5. מחיר עלות רישיון ברכישה הבסיסית ומחיר כל רישיון נוסף.
6. כמה משתמשים שיכולים לעבוד על רישיון.
שלב שלישי- תהליך ההטמעה
1. בקש מהמטמיע הגדרת תוכנית עבודה מפורטת כולל פירוט שלבים ולוחות זמנים להעברת הנתונים ברמת כרטסות: הנה"חש, פריטים ולקוחות וישום של כל אחד מהמודולים.
2. יש למנות מול המטמיע צוות היגוי מהחברה הכולל עובד מכל מחלקה. יש לקבוע פגישות אחת לשבוע בהם יבחנו תוכניות העבודה מול הביצוע בפועל ויתוכנן שבוע העבודה הבא.
3. מומלץ לשכפל את ה DATA BASE עם נתוני החברה, ליצור חברה לדוגמא ובה להריץ כל מודול שמוכן לעבודה במקביל לעבודה השוטפת של החברה במערכת הקיימת ולהשוות נתונים.
4. תיעוד- התיעוד הינו חלק אינטגרלי במהלך העבודה ולא משהו שנשאר לסופו של התהליך. יש לתעד במקביל לעבודה ולבחון שהתיעוד אכן משקף את התהליך.
5.יש לקבוע מראש מחיר לשעת הטמעה למטמיע בכיר, למטמיע זוטר ולמעצב מסמכים.
6. פיתוח דוחות ייעודים- יש להגדיר את מטרת הדו"ח, השדות העיקריים שיופיעו בו, מספר השעות שהמטמיע מתחייב להגשת הדו"ח ועלותו הסופית.
תמחיר- עלות מול תועלת, מחיר לתחנה.
בכדי לבחון את העלות האמיתית של כל פתרון יש לשכלל את הפרמטרים הבאים:
מחיר הרישיון, מחיר ה DATA BASE , מחיר התחזוקה השנתית, והעלות הנדרשת להתאמת החומרה הקיימת, מספר המשתמשים לרישיון. שכלול כל הפרמטרים יביא אותנו לעלות למשתמש ואז נוכל לבצע השוואה כלכלית בין האלטרנטיבות השונות.
לקבלת גיליון אקסל לחישוב עלות לתחנה אפשר לשלוח מייל matmeasap@gmail.com
נשמח לקבל טיפים נוספים, תגובות ולענות לשאלותכם.
המידע הנ"ל מבוסס על ניסיון של הטמעת מערכת SAP BUSINESS ONE בעסקים קטנים ובינוניים ונועד להקל על מנהלי העסק לבצע בחירה מושכלת ולהפוך את התהליך ליעיל וישים.
שלב ראשון בחינת צרכיםנתוח מערכת:
1. הגדר את המודולים הנדרשים.
2. הגדר את המודולים העקריים
3 .בכל מודול הגדר את תפריטי המשנה הנדרשים.
4. הגדר מודלים נוספים שידרשו בעתיד.
5. ראיין את המשתמשים בתוך כל מודול לגבי בעיותצרכים בעבודה השוטפת.
6. ראיין לגבי דרישות ייחודיות.
7. בנה תרשים מלבנים.
8.בנה תרשים זרימה בתוך כל בלוק.
9. בניית תרשים זרימה בין הבלוקים ותהליכים.
10. הגדר היררכיה וסדרי עדיפיות למודולים השונים.
11. לאחר מיפוי צרכי העסק קבע פגישות הדגמה עם תוכנות ה ERP הקיימות בשוק כגון: חשבשבת, SAP BUSINESS ONE , פריוריטי ועוד. בפגישה הראשונה תן במה לאיש המכירות להציג את התוכנה באופן שוטף. בפגישות הבאות יש לעבור על כל מודול בנפרד, להציג את צרכי הארגון לגבי אותו מודול ולבדוק את מענה התוכנה הספציפית לגבי הדרישות הייחודיות שלכם. בפגישות האלו יש לשתף את אנשי הצוות המתמחים במודול הנבחן.
12. יש לתעד בשלב הבחינה שאלות ובעיות שלא נפתרו, נושאים שיש לבדוק שנית ונושאים שאין להם כרגע מענה ונציג המכירות הבטיח שיפתרו. יש לתחם בלוחות זמנים את המענה של נציג המכירות.
13. יש לבקר עסק בסדר גודל הדומה לשלך עם אופי פעילות ושימוש במודולים דומים.
שלב שני- חומרה אחריות שירות ורישיונות.
דרישות החומרה והרישיונות שונים מספק לספק ועלולים להשפיע מהותית על ההשקעה הנדרשת. יש לבחון את הנקודות הנ"ל כחלק מהתהליך.
1. חומרה- בדיקת דרישות החומרה של המערכת החדשה.
2. בדיקת מחירי עלות של DATA BASE ועלות כל רישיון ברכישה ראשונית וברכישה נפרדת.
3. בדיקת תקופת האחריות הנכללת בהסכם הרכישה, עלות תחזוקה שנתית עם תום תקופת האחריות, זהות נותני התמיכה, מספר המדריכים, הכשרתם וניסיונם, האם השירות מבוסס על תמיכה טלפונית ותמיכה מרחוק בלבד או כולל ביקורים באתר הלקוח.
4. לבקש התחייבות לעלות קבועה של ביטוח שירות לפחות ל-5 שנים מתום שנת האחריות.
5. מחיר עלות רישיון ברכישה הבסיסית ומחיר כל רישיון נוסף.
6. כמה משתמשים שיכולים לעבוד על רישיון.
שלב שלישי- תהליך ההטמעה
1. בקש מהמטמיע הגדרת תוכנית עבודה מפורטת כולל פירוט שלבים ולוחות זמנים להעברת הנתונים ברמת כרטסות: הנה"חש, פריטים ולקוחות וישום של כל אחד מהמודולים.
2. יש למנות מול המטמיע צוות היגוי מהחברה הכולל עובד מכל מחלקה. יש לקבוע פגישות אחת לשבוע בהם יבחנו תוכניות העבודה מול הביצוע בפועל ויתוכנן שבוע העבודה הבא.
3. מומלץ לשכפל את ה DATA BASE עם נתוני החברה, ליצור חברה לדוגמא ובה להריץ כל מודול שמוכן לעבודה במקביל לעבודה השוטפת של החברה במערכת הקיימת ולהשוות נתונים.
4. תיעוד- התיעוד הינו חלק אינטגרלי במהלך העבודה ולא משהו שנשאר לסופו של התהליך. יש לתעד במקביל לעבודה ולבחון שהתיעוד אכן משקף את התהליך.
5.יש לקבוע מראש מחיר לשעת הטמעה למטמיע בכיר, למטמיע זוטר ולמעצב מסמכים.
6. פיתוח דוחות ייעודים- יש להגדיר את מטרת הדו"ח, השדות העיקריים שיופיעו בו, מספר השעות שהמטמיע מתחייב להגשת הדו"ח ועלותו הסופית.
תמחיר- עלות מול תועלת, מחיר לתחנה.
בכדי לבחון את העלות האמיתית של כל פתרון יש לשכלל את הפרמטרים הבאים:
מחיר הרישיון, מחיר ה DATA BASE , מחיר התחזוקה השנתית, והעלות הנדרשת להתאמת החומרה הקיימת, מספר המשתמשים לרישיון. שכלול כל הפרמטרים יביא אותנו לעלות למשתמש ואז נוכל לבצע השוואה כלכלית בין האלטרנטיבות השונות.
לקבלת גיליון אקסל לחישוב עלות לתחנה אפשר לשלוח מייל matmeasap@gmail.com
נשמח לקבל טיפים נוספים, תגובות ולענות לשאלותכם.
MATMEASAP@GMAIL.COM
מטמיעים SAP .
מטמיעים SAP .
